Zakupy firmowe

Wprowadzenie

Nazwa: Zakupy firmowe
Wersja: 1.0.0
Composer: 4mage/m2-sap
Magento: 2.3, 2.4

Moduł pozwala kontrolować wydatki na zakupy firmowe. Każda firma podzielona jest na oddziały z własnymi limitami budżetów.

Do oddziałów przypisane są konta firmowe pozwalające składać zamówienia w ramach przydzielonych budżetów

Instalacja

Composer

composer require 4mage/m2-sap

Wgranie plików na serwer

Należy skopiować pliki na serwer do folderu

app/code/

Następnie zainstalować moduł w Magento

php bin/magento setup:upgrade

Wygenerować pliki

php bin/magento setup:di:compile

Wygenerować pliki statyczne

php bin/magento setup:static-content:deploy pl_PL -f

Konfiguracja

Statusy zamówień

Podczas instalacji modułu dodawane są nowe statusy zamówień. Należy je przypisać do stanu new (Oczekujący).

SklepyStan zamówienia

W budżecie (In Budget)
- jeżeli kwota zamówienia nie przekroczy budżetu w danym okresie rozliczeniowym
- jeżeli kwota zamówienia nie przekroczy maksymalnej wartości zamówienia (gdy jest ustawione)
- jeżeli zamówienie nie przekracza maksymalnej ilości zamówień w danym okresie rozliczeniowym (gdy jest ustawione)
Poza budżetem (Out Budget),
- jeżeli zamówienie nie spełni któregoś z powyższych warunków
- lub nie jest włączona opcja nakazująca na akceptacje wszystkich zamówień
Budżet zaakceptowany (Accepted Budget), po akceptacji zamówienia przez menadżera lub kierownika

Szablony e-maili

Konto firmowe

Konta firmowe służą do robienia zakupów w sklepie.

Podlegają one ograniczeniom takim jak:

maksymalna kwota budżetu na wybrany okres rozliczeniowy ustawiona w danym oddziale (miesiąc, kwartał, rok) której nie mogą przekroczyć
maksymalna wartość jednego zamówienia
maksymalna ilość zamówień w wybranym okresie rozliczeniowym
przez nadpisane budżetu z oddziału niższą kwotą
oraz wymuszenie weryfikacji zamówień przez menadżera lub kierownika bez względu czy kwoty budżetu lub zamówienia czy ich ilość zostały przekroczone (status - poza budżetem)

Ograniczenia te można zmniejszyć:

przez ustawienie 0 dla wartości jednego lub ilości zamówień (ograniczenia zostaną wyłączone)
przez nadpisane budżetu z oddziału wyższą kwotą
pozwolenie złożenia zamówienia po przekroczenie budżetu (status - poza budżetem)

Pozostałe budżety z poprzedniego okresu rozliczeniowego mogą zostać przeniesione po włączeniu tej opcji w ustawieniach

Składanie zamówień

Podczas składania zamówienia przez konto firmowe pojawia się nowa metoda płatności Opłać z budżetu, należy ją wybrać żeby wartość zamówienia została odjęta z aktualnego budżetu i otrzymało odpowiedni status

Kierownik

Konto kierownika służy do zarządzania oddziałami oraz kontami firmowymi - nie służy do robienia zakupów firmowych.

Bez dodatkowych uprawnień ma dostęp do przypisanych firm oraz oddziałów tylko do odczytu (Widok).

Uprawnienia

Dodaj oddział (możliwość tworzenia oddziałów)
Dodaj konto (możliwość tworzenia nowych kont w oddziałach)
Dodaj budżet (możliwość dodania/odejmowania budżetu dla kont w danym okresie rozliczeniowym)
Dodaj kierownika (możliwość tworzenia innych kierowników)

Edytuj firmę (możliwość edycji danych firmy)
Edytuj oddział (możliwość edycji oddziałów)
Edytuj konto (możliwość edycji kont w oddziałach)
Edytuj kierownika (możliwość edycji ustawień kierowników)

Zmiana statusu zamówienia (możliwość akceptacji zamówień)
Prześlij plik (możliwość wgrywania plików)
Powiadomienia (otrzymywanie wiadomości po złożeniu zamówień przez konta firmowe)
Logi (dostęp do wprowadzonych zmian przez kierowników)

Logi

W logach są widoczne zdarzenia (nowy rekord, edycja), pola które zostały zmienione, ich aktualne i poprzednie wartości (w przypadku edycji) oraz datę tych zmian

Menadżer

W danym oddziale można ustawić konto menadżera. Może nim zostać konto firmowe.

Menadżer oprócz danych o swoim koncie firmowym ma też dodatkowe zakładki.

W tym informacja o aktualnej ilości zamówień które może zaakceptować lub anulować

Konta

Menadżer ma dostęp do informacji o pozostałych kontach firmowy w oddziale

Zamówienia

Menadżer może zaakceptować lub anulować zamówienia które są poza budżetem

Budżet

W oddziałach ustawia się wartości budżetu dla różnych okresów rozliczeniowych:

miesięczny
kwartalny
roczny

oraz rodzaj (wg okresu ustawionego w danym koncie firmowym):

na konto, cała wpisana wartość budżetu
na wszystkie konta, wpisana wartość będzie dzielona przez ilość kont w danym oddziale które mają ten sam okres rozliczeniowy

Budżet będzie dodawany 1 dnia nowego okresu rozliczeniowego.